第一章 编制说明
一、编制目的
为使我院档案工作适应现代化管理的需要，统一档案实体分类、编号、排架、检索的标准和规范，根据国家教育部《高等学院档案实体分类法》的相关要求，结合我院档案工作实际，特编制本细则。
二、编制原则
（一）我院档案分类以学院全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。
（二）在充分反映档案形成规律、内容和特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中。
（三）类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。
（四）类目排列、档号结构的确定严格按从总到分、从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
第二章 档案实体类目的设置与标识
一、一级类目的划分与标识
一级类目是我院档案实体分类的最高层位。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，如“XZ”即“XingZheng”(行政)的简称。根据我院档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十一个一级类目，其标识符号、名称和主要内容如下：
（一）DQ 党群类：主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。
（二）XZ 行政类：主要包括行政职能部门(教务、科研、基建、设备、外事、财会等部门除外)在工作中形成的文件材料。
（三）XS学生类：主要包括学生录取（毕业）名册、成绩、学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）JX 教学类：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
（五）KY 科研类： 主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
（六）JJ 基本建设类：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
（七）SB 仪器设备类：主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
（八）CP 产品生产类：主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
（九）CB 出版物类：主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
（十）WS 外事类：主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
（十一）CK 财会类：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
二、二级类目、三级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。我院二级类目、三级类目设置的标准详见主表，各立档单位不得随意变动。
二级类目、三级类目的标识，一般采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余依次为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
第三章 档号的编制及档案实体的排架
一、档号的编制
档号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映我院档案的分类体系和物理位置。
(一)档号编制的原则
档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，所有档案均不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不得随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。
(二)档号结构、模式和标识
1、档号结构
档号由年度号、分类号、保管期限、案卷号组成。
年度号由四位阿拉伯数字组成。
分类号是档号的主体，我院档案的分类号一般由一、二级类目代号组成(部分档案的分类号由一、二、三级类目代号组成)。例如：“党委会议记录”的分类号，由一、二级类目组成为“DQll”；“成人教育新生录取名册”的分类号，由一级、二级、三级类目组成为“XS1113”。
案卷号是所选择的分类号中最下位类目的顺序编码。
2、档号的模式
本办法规定为：年度号 + 分类号 +保管期限+案卷号
因我院馆藏有多个全宗，应在年度号前加全宗号。
3、档号的标识
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、保管期限、案卷号之间，用连接符号“一”连接。例如：学院2008年院长办公会记录编定为第10卷，其档号可标识为：
5——— 2008 ——— XZ11 ——— 永久———10
| | | | |
全宗号 年度号 分类号 保管期限 案卷号
4、声像档案编号模式的处理
声像载体档案主要包括学院在教学、科研及党政管理等工作中形成的照片(底片)、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、微缩胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为学院档案的重要组成部分。
从声像载体档案归档的内容看，基本不超出十一个一级类目的范围，故没有将它与十一个一级类目并列。
声像载体档案档号模式为： 年度号 + 声像档案代号(SX) + 载体代号(代码) + 内容代号(代码) + 保管单位号
保管单位是声像载体档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。
例如：某中央领导同志2000年来院视察，录像带序号是102，照片册序号是23，则可分别标识为：
2 0 0 0---S X 1 4 1 1--- 102
2 0 0 0---S X 1 2 1 1——2 3
| | | | |
年度号 声像档案代号 载体代号 内容代号 保管单位号
二、档案实体排架
档案排架根据《分类法》与《规范》要求，结合学院实际，采取按类别和保管期限排架，实行一级类目——年度纵向排列。
第四章 主 表
主表由类目、标识符号、注释等组成。
一、DQ 党群
11 党务综合 (党委、总支、直属支部综合材料)
12 纪检、监察、审计
13 组织
14 宣传教育
15 统战 (民主党派材料入此)
16 工会 (计生工作、妇女工作材料入此)
17学工（学生资助材料入此）、团委、武装
二、XZ 行政
11 行政综合
12 人事 (师资工作材料入此)
13 校友基金
14 保卫
15 后勤工作 (房产、水电管理工作，爱国卫生、院园绿化工作、环保工作、维修工作、膳食管理工作。)
16 档案、图书
17 电教中心
三、XS学生
11 名册
12 成绩
13 学生个人档案：
四、JX 教学工作（含成人教育）
11 综合
12 专业与实验室建设
13 招生
14 学籍管理
15 课堂教学与教学实践
16 学位工作
17 毕业生工作 (毕业生信息反馈材料入此)
18 教材建设
五、KY 科学研究
11 综合 (科研经费管理、学术活动材料入此)
12 项目（专利）
六、JJ 基本建设
11 综合 12 项目
七、SB 仪器设备
11 综合 12 仪器设备
八、CP产品
九、CB 出版
11 综合 12 报纸 13 刊物 14 书稿 15 音像
十、WS 外事
11 综合
12 出国、国际合作与会议材料
13 国际合作与会议
14 外国留学生工作
15 港澳台工作(出境、入境、科技合作材料入此)
十一、CK 财会
11 综合 12 会计凭证 13 会计帐簿 14会计凭证 15 工资清册
SX 声像类
11 综合
12 照片
13 录音带
14 录像带
15 磁盘
16 影视胶片
17 微缩胶片
18 光盘
