一、档案是什么
档案是人类社会发展到一定阶段的文明产物，并非是人类的出现就同时出现的一种社会现象和物质实体。档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
中华民族历史悠久、勤劳智慧，创造了光辉灿烂的人类文明。中华民族在创造文明进程中形成的年代久远、数量浩瀚、内容丰富、价值珍贵的档案资源实为世所罕见。档案载体多姿多彩，从甲骨、金石、简牍、缣帛到纸墨文书，经历了长期的发展演变以及我们今天所看到最多的纸质档案。近百年来，由于科技的发展，档案的形式日渐增多，出现了照片、录音、录像、缩微、光盘档案等。
二、档案的主要作用
档案在国家和社会的政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等方面发挥着巨大作用。
民生档案在我们的日常工作、学习和生活方面发挥着越来越重要的作用。例如：招工档案、知青档案、社保档案、医保档案、工伤档案、学籍档案等。
三、档案馆的职能发展
档案馆的职能并非一成不变的，而是随着时间、形势的发展而变化。在新的社会环境下，社会对档案馆产生了新的职能要求，促使档案馆职能不断发展并产生变化。
1983年，国家档案局颁布《档案馆工作通则》，其中第二条规定档案馆“是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心”。它关于档案馆职能的阐述，可以称之为“两位一体”。
2000年，全国档案馆工作会议提出“十五”期间全国档案馆工作的重点是把各级档案馆建设成为“两个基地，一个中心”，即党和国家重要档案永久保管的基地，各方面利用档案的中心和爱国主义教育的基地。“三位一体”成为档案馆的职能目标定位。
2004年，全国档案局长馆长会议提出“四位一体”的职能新目标，即把档案馆建成档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用的中心和档案信息服务中心，这是对档案馆职能“四位一体”的新诠释。
2009年，在上海召开的全国档案馆工作会议上提出其后十年全国档案馆工作的主要任务在于，努力把各级国家综合档案馆建设成为档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”的公共档案馆，实现档案馆事业的跨越式发展。
四、公共档案馆的概念
档案馆具有公共性质。档案是满足社会公众需求的公共物品，档案馆是为社会提供服务的公共组织。从社会整体角度看，档案馆的公共性一般是通过服务来表现和实现的。我国的档案馆自建国后经过60余年的发展，正在逐步从封闭型、半开放型向公共服务型转变。尤其是在近些年档案馆的发展过程中，公共服务性正在不断加强。具有公共服务性的档案馆被称为公共档案馆，它以向社会提供公共服务为导向。有许多研究者对公共档案馆的概念进行了表述，比如：公共档案馆是指归属权属于国家所有的档案馆，其馆藏档案是公共财产，经费由国家预算或地方预算拨给；公共档案馆可以理解为由国家或地方政府设立的，以保存公共档案资源为主体，并向社会公众开放档案馆。
五、档案库房的防护
防火：档案库房严禁烟火，严禁使用明火照明，要在明显处标识“严禁烟火”警示牌。
防潮（水）、防不适宜的温湿度：档案库房要根据面积配备一定数量的温湿度仪。库房应安装除湿机、空调，有条件的可配集中式空气调节系统，并配备温湿度自动控制系统。
防盗：安装防盗窗、防盗门，并安全保管钥匙。有条件的可配备防盗监控系统、门禁系统等。
防虫、防鼠：档案库房要及时投放防虫药物。安置一定数量的防鼠盒，及时投放灭鼠药物。
防有害气体：要远离污染区，周围有空气污染的，档案库房门窗要进行密封处理。
防光（紫外线）：档案柜架摆放应与窗户垂直。窗户要安装遮光窗帘。库房要使用白炽灯，禁止使用日光灯。
防磁辐射：对录音带、录像带、磁盘等磁记录档案，应配备防磁柜，定期进行安全质量检查。
防尘：开向室外的门窗宜设置纱门、纱窗，外窗应具有较好的防尘功能。定期打扫室内卫生，清洗防尘网。
防污染：防止汗垢、油渍及各种化学制剂对档案的污染。
