第一章 总 则
为加强学院档案管理工作，进一步提高档案管理水平，充分发挥档案在学院办学中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学院档案管理办法》及《湖北省档案工作条例》要求，结合我院实际，制定本办法。
第一条 学院档案是指学院在从事教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的、对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第二条 档案工作是学院的重要基础工作之一，是衡量学院教学质量和管理水平的一个重要标志。各部门、单位应加强对档案工作的领导和管理，将档案工作纳入学院工作规划和计划，纳入各类人员职责范围，纳入各项工作管理制度，在布置、检查、总结、验收各项工作时，同步布置、检查、总结、验收档案工作。
第三条 档案工作贯彻统一领导、分级管理、集中保管的原则，实行文件材料形成部门和课题组立卷归档制度，确保档案的完整、准确、系统与安全，便于开发利用。
第四条 全院各单位师生员工有保护和利用档案的义务和权利。
第二章 领导体制与机构、人员设置
第五条 学院档案工作在院长办公会的统一领导下，由分管院领导具体负责，并接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。学院设立档案管理委员会，具体负责组织协调、研究、解决档案工作中的重大问题。
第六条 学院各单位，必须有一名负责人分管档案工作，明确档案工作岗位，配置专职或兼职档案员，负责本单位档案的收集、积累、整理、立卷和移交工作。
第七条 档案工作人员（包括专职档案工作人员和兼职档案人员）属档案专业技术人员，实行专业技术职务聘任制。档案专业技术人员应保持稳定，档案工作人员的变动应征求档案馆意见。
第八条 档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，保守秘密，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。
第三章 档案馆的性质和职能
第九条 依法治档是学院档案工作的根本原则，档案馆负责全院档案工作的统一规划、管理、指导、监督与检查。
第十条 档案馆是学院档案工作的职能管理部门，永久保存和提供利用学院档案的事业机构，负责主管、保存全院各类档案。
第十一条 档案馆的基本任务如下：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全院档案工作。
（二）制定学院关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。
（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全院各类档案及相关资料。
（四）开展学院档案信息的开放和利用工作，为教学、科研、管理等各项工作服务。
（五）负责编制各种检索工具，编辑学院档案史料和档案参考资料，充分利用现代化手段，积极开发档案信息资源。
（六）参加档案信息工作的整体化建设，加强对外协作，进行档案信息交流。
（七）负责全院档案工作人员的业务培训。
（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动，不断提高全院师生员工的档案意识。
（九）开展档案学术研究和交流活动。
第四章 档案经费、库房与设备
第十二条 档案工作所需经费列入学院年度预算。各单位对本单位归档文件材料所需的档案装具等给予经费支持。
第十三条 档案库房和业务用房应符合国家《档案馆建筑设计规范》，并配置恒温、恒湿设备，达到防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防磁等标准要求；存放声像等特殊载体档案，应有专门库房和相应的设备，确保档案保存安全。
第十四条 学院为档案馆配置复印、录音、摄像、微缩、电脑等设备，满足档案管理现代化建设的需要。
第五章 文件材料的立卷归档
第十五条 各单位必须按照相关规定，定期向学院档案馆移交档案，不得以任何借口拖延或拒绝归档。
学院所有工作人员在从事教学、科研、管理、医疗、生产等各项公务活动中形成的各种载体、形式的文件材料，必须按照立卷归档的规定，收集齐全并及时向档案馆或本单位档案工作人员移交，集中管理，个人不得据为己有。
对个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学院档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。
第十六条 各单位应建立健全预立卷制度，强化建档工作，做到教学、科研、管理、医疗、生产等工作都有完整、准确、系统的文件材料保存归档。
第十七条 档案馆应根据国家有关规定，制定文件材料的归档范围、保管期限及密级等相关制度并认真贯彻执行。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
第十八条 各单位在科研项目、产品规划与试制、基建工程、大型设备开箱等进行鉴定、验收时，必须有档案馆或本部门档案工作人员参加。各主管部门应会同档案工作人员对应归档的文件材料进行审查，签署意见。不完整、不准确、不系统的项目文件材料不予验收、不得上报成果。
第十九条 全院各单位应认真贯彻文件材料形成部门、课题组立卷制度，明确专人负责立卷，由立卷人按文件材料的自然形成规律进行系统整理、组卷，编制页码或件号，填写卷内文件目录和备考表，由部门、课题组负责人签字后装订成卷，定期向学院档案馆移交档案，档案馆应及时做好立卷工作的业务指导。
第二十条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、图像清晰、规格统一、签字齐备，且符合有关规范和标准的要求。
第二十一条 归档时间：
1、各党政部门的文件材料和业务单位的综合性文件材料等，能按自然年度归档的内容（含声像档案），于次年6月底前立卷归档；
2、各教学单位等须按学年度归档的内容，每学年度结束后整理立卷，于次学年度寒假前归档；
3、科研、产品、基建、设备等专项档案，在项目完成、验收、索赔期满后二个月内立卷归档；
4、财会档案，在会计年度终了后立卷，按档案馆的统一要求整理编目，暂由财会部门保管二年，期满后的次年6月底前归档；
5、人物类档案，由本人整理后随时归档。
第六章 档案管理
第二十二条 档案馆应认真执行《高等学院档案工作规范》和《高等学院档案实体分类法》，对馆藏档案进行系统整理、科学分类与管理。
第二十三条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，严格按照国家有关保密的法律和行政法规执行。
第二十四条 档案馆对保管期限已满的档案，应定期组织鉴定与销毁。鉴定档案保存价值的原则，档案保管期限的标准，销毁档案的程序和办法，要严格按国家规定进行，严禁擅自销毁档案。
第二十五条 档案库房的技术管理应由专人负责，建立、健全库房管理制度，库房档案的收进和移出应严格履行手续。
第二十六条 档案馆由专人负责档案统计工作，准确统计全宗和案卷数量、档案利用情况等。按照有关规定，及时向驻地档案行政管理部门和上级主管部门报送《档案工作情况统计报表》。
第二十七条 档案馆定期对保管的档案和资料进行检查，加强档案保护技术的研究与改进，对已破损和字迹褪色的档案，及时修复或复制。遇有特殊情况，应立即报告学院领导，按领导意见处理。
第七章 档案的利用和开放
第二十八条 学院档案馆应按照规定向全院和社会开放档案。利用和开放档案应遵循以下原则：
1、学院馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用部分外，均应按国家规定，报院长批准后，分批分期向社会开放。
2、向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先使用权和无偿利用的权利，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应维护其合法权益。
3、凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用我院属于开放范围的档案，并可摘录和复制。复制档案由档案馆工作人员负责办理。
4、向社会开放档案的利用实行有偿服务，按规定合理收费。
5、港、澳、台及海外华侨要求利用我院档案，须经有关主管部门同意。
6、外国机关或个人要求利用我院档案，应按国家有关规定办理。
7、未经学院授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布学院档案。
第二十九条 学院馆藏档案属于下列情况之一者不予开放：
1、涉及党和国家秘密的；
2、涉及专利和技术秘密的；
3、涉及个人隐私的；
4、档案形成部门规定限制利用的；
5、其他不宜对外公开的档案。
第三十条 档案馆设立专门的档案阅览室，供查阅档案使用。档案工作人员要严格档案借阅手续，遵守保密制度，主动提供档案检索工具，热情为利用者服务。
第三十一条 档案馆是学院出具本院档案证明的唯一合法机构。档案证明（含档案复制件、摘抄件等）加盖“随州职业技术学院档案证明专用章”方为有效。
第八章 考核、奖励与处罚
第三十二条 档案馆应建立健全档案工作制度，制定各项业务规范，开展部门档案工作目标管理与考核。
1、在档案工作中成绩突出的档案工作单位和专兼职档案工作人员，要给予表彰和奖励。
2、对部门档案工作业绩实行认可制，经档案馆考核不合格的，限期整改，整改后仍未达到要求的，其部门分管档案工作负责人和兼职档案员年度考核不得评为“优秀”等次。
第三十三条 对向学院捐赠档案的，应予表彰和奖励。档案馆要建立捐赠档案登记并代表学院颁发“捐赠档案证书”。
第三十四条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，如使用学院档案逾期不还、损坏丢失档案以及不按国家规定范围归档或不按期移交档案等，根据情节轻重，依法进行严肃处理，直至追究法律责任。
