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关于做好档案移交和报送档案工作人员名单的通知

作者:tsg时间:2020-06-15点击数:

各单位:

档案工作是学校各项事业发展的一个重要基础,建立健全学校档案工作网络是做好档案工作的基本前提。为推进省一级档案馆建设,提升档案管理水平,加强队伍建设,现就做好今年档案移交和相关信息报送工作通知如下:

一、档案移交内容及时间安排

移交内容

移交时间

责任单位

档案馆

业务联系人

学院办公室自2002年起至今的所有必须归档保存的实物档案。

630日前

院办

张芳

 

学院近几年所有的基建档案和设备档案。

630日前

后勤处

刘双红

 

学院教学、教务方面的所有项目建设、活动及教学设备等档案资料。

630日前

教务处

陈娥玲

 

学院财务档案实行分室存放,财务处负责管理。财务处应将每年的归档文件目录。

630日前

财务处

李惊涛

 

学院自2002年起至今的所有必须保存的照片、声像档案

731日前

宣传部

皮祖民

 

二、档案工作人员信息报送

根据《随州职业技术学院档案管理办法》(附件2),请各单位报送档案工作相关人员:档案工作分管领导1名,兼职档案员1名,报送人员工作周期为3年,应考虑档案工作队伍的稳定性。按要求填写《二级单位档案工作人员信息备案表》(附件3),并于615日前将纸质版盖章报送至档案馆。

三、材料归档及其他有关要求

1、各有关单位须按《归档范围及管理规定(202006)》(见附件1)规定的范围收集资料,且必须是档案原件资料。

2、档案资料必须齐全完整,保证档案之间的必然联系,充分体现其价值。

3、剔除无需归档的材料,主要是:重份文件、事务性通知、一般文件的历次修改稿,上级机关普发供参阅、不办的文件材料,机关内部互相抄送的文件以及不应履行公文的行文、介绍信等。

4、数字照片必须冲洗成纸质照片后整理归档。对反映同一内容的,选择其中具有代表性和典型性照片归为一个照片组,一个照片组内同一场景的一般只选取1张。所选照片应能反映活动的全貌,且主题鲜明,影像清晰、完整。照片组按日期-N”命名,每张照片按照片组名-N”命名,N为二位数字,表示顺序号,自01开始,如照片组名“20190510-01”,单张照片名“20190510-01-02”。照片名写在照片背面右下角。

重要活动、主要领导讲话产生的声像档案要求用硬盘拷贝,文件名按日期+事件-N”命名,N为二位数字,表示顺序号,自01开始,如“20190312职工代表大会-01”。

所有照片及声像档案都需按要求填写对应的《照片声像档案文字说明》(附件4)。

5、各单位必须履行移交手续,移交单位提供移交档案的目录清单(一式二份)并盖章。清点无误后,双方在移交清单上签名,并各执一份存查,档案资料移交档案馆。

6、请各单位高度重视档案工作,此工作完成情况将纳入学院督查室督办范围。

7、在工作中若有疑问,请与档案馆业务指导皮祖民主任咨询,电话:1386867286。档案馆业务联系人员与对应单位加强联系与沟通,负责指导、督促资料收集归档和档案移交检查、签名、接收工作。

 

                                                                                                                                                      档案馆

202068

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