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随州职业技术学院关于加强档案工作的通知

作者:tsg时间:2020-06-08点击数:

各单位:

为进一步加强和规范学院档案管理工作,充分发挥档案在服务学校改革发展,服务教学、科研和管理工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和学院档案管理规定,以及湖北省委办公厅、省政府办公厅印发《关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见》要求,结合我院实际,现就加强档案工作通知如下:

一、提高档案工作重要性的认识

学院档案是学院各个时期、各项事业和师生工作、生活的真实记录,是学院建设和发展的一项重要基础性工作。为学校改革发展、领导决策、教学科研、立章建制、维护权益、基建维修等方面提供了关键性的支撑材料,发挥了重要的作用。

随着学院的发展壮大,我院的档案工作取得了长足进步。但目前仍存在很多不足,如对档案工作重要性的认识不高,实际工作中重视不够,资料归档意识不强,档案管理比较分散,管理体制尚不健全,制度执行不到位,设备设施不够先进,专业技术人员稀缺,部分档案的整理归档科学性、规范性不够,存在归档不及时、资料遗失等情况。这些问题制约了学院档案管理水平的提高,急待进一步改善和加强。

各部门要从战略的高度提高对学校档案工作重要性和必要性的认识。进一步加强学院档案工作的规范化和标准化建设,提高档案工作水平,充分发挥档案的效用,更好地为学院各项工作和社会需求服务。

二、明确学院档案工作的指导思想和主要任务

1、指导思想

深入学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想,全面落实有关法律法规及工作要求,紧紧围绕学校改革发展大局和中心工作,以档案工作规范化、标准化、信息化建设为重点,立足档案的收集、整理和归档,推进资源和设施建设,改善和加强基础性业务,不断提高档案意识和工作水平,更好为学校和社会服务。

2、主要任务

大力推进档案管理工作规范化、标准化建设,对照《高等学校档案管理办法》和《湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评标准》,补短促长,力争1-3年时间,把学校档案馆建设成设施先进、功能完善、资源丰富、管理规范、机制健全、队伍精良、利用便捷的档案信息服务中心。力争通过档案工作目标管理考评,达到省一级或省特级标准。

三、建立健全档案管理体制机制

1、健全组织领导

成立学院档案工作委员会,统一领导、指导、督促和检查各单位档案工作。各单位、各部门要切实加强对档案工作的领导,部门负责人是档案工作第一责任人,并明确分管档案的领导和兼职档案管理员,负责档案的收集、整理和移交,配合档案馆做好归档工作。

2、完善工作制度和机制

学院档案工作实行党委领导,行政主管,档案部门负责,各单位(部门)落实的工作机制。将档案工作纳入学院发展规划和年度工作计划及领导议事日程,及时研究部署和协调解决档案工作中的重大问题,落实人员编制、档案库房、档案事业发展所需设备以及经费,确保学校档案工作顺利开展,与学校各项事业同步发展。

加强学院档案管理有关的规章制度建设,规范学院档案业务建设的各环节。把档案工作逐步纳入学校各部门的目标考核,强化档案馆职能,不断提高各部门的档案意识和工作积极性,确保档案及时、完整、规范移交进馆。

3、健全工作协调机制,明确管理职责

档案工作涉及全院各个单位,要分工明确、各司其职、密切配合。档案馆是学校档案保存和利用的专门机构,对学校档案工作实行统筹规划、组织协调;对各单位、各部门档案管理工作进行指导和监督。各单位、各部门要做好本部门档案材料的收集、整理、归档工作,落实好“场所、设施、人员、制度”等要求,并按照规定向档案馆及时完整移交档案,切实做到应归尽归。任何单位和个人不得将档案据为己有或拒绝归档。

结合学院当前实际,学院档案实行统一管理。人事档案、学生档案、财务档案等采用分室存放,由所在部门(单位)负责管理,接受档案馆的业务指导和监督、检查,并根据学院发展和档案管理要求,逐步纳入档案馆集中存放,统一管理。

四、夯实档案管理基础性工作

1.扎实做好基础业务建设

进一步完善细化各门类文件材料归档范围和保管期限,明确归档部门及归档时限要求。对新接收进馆的文件材料严格审核把关,进馆后严格按照现行各门类档案标准进行整理,努力做到各门类各载体文件材料归档完整、准确、及时;分类方案科学合理,保管期限划分准确;档号编制准确,符合规范;检索目录齐全,排列系统合理;档案存放规范有序、存取方便;建立全宗卷,整理符合规范。

2.加强档案收集整理力度

通过加强档案收集指导工作,落实“四参加”制度,督促各部门做到各种档案应归尽归、科学整理、依法移交。不断丰富馆藏资源,改善档案收藏结构,逐步建立起数量充足、内容丰富、结构合理、特色突出、质量优良的档案信息资源体系。对学校的重要活动、重大事项、重要科研项目和重点建设项目以及处理重大突发事件,档案部门要积极参与,加强采集档案资料,主办、承办部门和宣传部要密切配合,在活动结束3个月内,主动移交档案资料进馆。

五、推进档案信息化建设

将档案信息化纳入学院信息化建设整体规划,与学院信息化建设同步。设立专项经费,从各方面给予支持,为档案信息化建设提供必要的设备设施保障。运用数字化手段,加快推进档案目录数据库建设、档案全文数据库建设,对馆藏重点档案、永久档案进行数字化扫描存储,构建信息化服务平台,推行原生电子文件通过档案管理系统在线归档,实现档案信息网上查询服务和资源共享,逐步实现档案管理现代化。

六、完善基础硬件建设,提升安全管护水平

1.加强档案设备配备和设施建设

根据发展需要和建设要求,对库房进行扩容改建,及时更新满足档案工作需要档案装具、消防设施、温度湿度控制和消毒杀虫设备、安全防护体系等档案安全保管设备,配备一定数量的高清扫描设备、数码设备、计算机、打印机等数字化装备,不断改善档案馆硬件条件。

2.建立健全档案安全保密体系

档案馆要严格实行保管、查阅、办公场所“三分开”,加强档案实体管理。制定档案安全保密制度和应急处置预案,严格落实各岗位、各环节档案安全管理责任制,加强日常安全检查,构筑起人防、物防、技防相结合的综合防范体系,确保档案实体绝对安全。逐步探索重要档案异地异质备份制度,确保档案信息安全。

七、创新档案服务,做好资源开发利用

依法做好档案查询服务,改进查询方式方法,简化查询利用手续,最大限度的满足利用者需要,并编制档案利用效果事例选编。

组织开展学校组织沿革、大事记等常规编研工作,为学校改革发展提供档案服务。积极开展档案文化宣传,增强档案意识。

八、加强档案队伍建设

根据实际和需要,有计划地培养和引进高学历、高层次的档案专业人才。认真落实学校机构设置有关规定,配齐档案管理人员。努力创造条件支持档案管理人员积极参加档案业务知识和现代化管理技能的学习、培训和挂职,提高他们的档案业务水平和信息化管理的技能。依照相关法规,对专职从事档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

通过集中培训、现场指导、校外培训等方式加强业务培训力度,不断提高兼职档案员的档案意识和业务素质。

学院地址:湖北省随州市城南新区迎宾大道38号

随州职业技术学院图书馆     邮政编码441300